Mobiliario
- Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
- Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digital como disquetes, CD, principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y anti estáticos a que haya lugar.
Condiciones de seguridad
La seguridad para los depósitos de Archivo, comprende lo referente a su accesibilidad para evitar adulteraciones o robos y la seguridad física de la documentación. Para cumplir con esto se debe tener en cuenta:
- Los funcionarios del Grupo de Gestión Documental son los únicos autorizados para el ingreso permanente a las instalaciones del Archivo Central.
- Para el personal ajeno al Grupo de Gestión Documental que requiera ingresar a las instalaciones del Archivo Central, se debe contar con autorización expresa del Coordinador del Grupo de Gestión Documental.
- En cada dependencia los funcionarios son responsables de velar por la seguridad y accesibilidad a los documentos del Archivo de Gestión.
- Instalación Aire Acondicionado Archivo con características adecuadas y con control de humedad
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