CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
La dimensión de los depósitos es determinada por el Grupo de Gestión Documental, teniendo en cuenta la disposición de espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento, de acuerdo con los parámetros establecidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo necesarios, atendiendo la normativa vigente.
CONDICIONES AMBIENTALES GENERALES
El Grupo de Gestión Documental, vela porque los depósitos de la documentación en los Archivos de Gestión y Archivo Central, cumplan con las condiciones mínimas de ventilación, iluminación y demás condiciones que garanticen su integridad física y funcional, sin que se altere su contenido. Cualquier necesidad de mantenimiento o adecuación de las instalaciones de archivo.
Ventilación
- La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y espacio del mismo, garanticen la conservación del documento.
- La disposición de las unidades de conservación en los estantes, deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.
Iluminación
- Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores,
- Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica.
- Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada para la conservación de los documentos, la radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux. En los depósitos en los que se requiera iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente de baja intensidad.
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