MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
El Grupo de Gestión Documental debe hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los depósitos y la documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad. Las rutinas de limpieza se deben efectuar de acuerdo con lo establecido en la Normatividad Vigente, relacionada con la Limpieza y Desinfección de Áreas y de Documentos de Archivo.
Luego de la “Instalacion Aire Acondicionado Archivo”, es necesario realizar mantenimientos periódicos a los sistemas
CONDICIONES FUNCIONALES E Instalación Aire Acondicionado Archivo
Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo por lo general propenden por el aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución del mobiliario, por lo que su característica y disposición, estas condiciones deben ser verificadas por el Grupo de Gestión Documental. Para cumplir las condiciones funcionales se debe tomar en cuenta:
Estantería
- El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
- Recomendamos que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo.
- Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.
- Es aconsejable que los estantes tengan capacidad de soportar un peso de 100kg/mt lineal.
- Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación.
- Balda inferior debe estar por los menos a 10 cm del piso.
- La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.
- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
- El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm, y un corredor central mínimo de 120 cm.
- La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la signatura topográfica.
- Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación
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